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若山社会保険労務士事務所・AFP認定者  若山 真由美

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お役立ち情報

<マイナンバー関係>


平成28年1月からマイナンバー制度が始まりました。

従業員さんにマイナンバーの提出を求める場合、利用目的を説明しなければなりません。このマイナンバー制度は、日本の企業や国民すべてに影響があります。

マイナンバー制度により、企業に求められる安全管理措置について説明します。


1.マイナンバー制度とは マイナンバー制度とは、住民票を有する全国民に対して12桁の個人番号(以下マイナンバー)を付番し、そのマイナンバーを社会保障や税、災害対策の分野で横断的に利用することで「公平、公正な社会の実現」「行政の効率化」「国民の利便性の向上」を目的として導入されるものです。

また法人も13桁の法人番号が付番されます。

現在はマイナンバーと年金の基礎年金番号や健康保険は別々の番号となっていますが、国や各地方自治体等での情報連携が進めば、基礎年金番号等もマイナンバーに統一される予定となっています。このように個人の様々な情報がマイナンバーに紐つけされることから、マイナンバーを扱う行政機関や企業に対して、厳格な安全管理措置を講じるように国は定めています。


2.企業に求められる安全管理措置 

 この安全管理措置は、マイナンバーや特定個人情報の漏えい、減失、毀損の防止その他の適切な管理のために、すべての企業が行わなければなりません。

ただし大企業から中小企業まで同じ措置をとることは現実的に困難なことから、中小規模事業者(従業員100人以下の事業者)に対して、特例が設けられています。

安全管理措置の具体的な内容は、以下の6つにまります。

 

①基本方針の策定  

 特定個人情報の保護に関する基本理念を明確にし、法令順守・安全管理・問い合わせ・苦情相談等に関する方針を定めることが重要です。基本方針に定める項目としては、以下の様なものがあげられます。

    1.事業者の名称 

    2.関係法令・ガイドライン等の遵守

    3.安全管理措置に関する事項

    4.質問及び苦情処理の窓口等

 

②取扱規定等の策定 

 源泉徴収票や支払調書の作成等の事務で特定個人情報等を扱う場合のマニュアルや事務フローなどの手順を示した文書で、従業員が容易に参照出来る様にする必要があります。


③組織的安全管理措置 

 組織的安全管理措置とは、担当者を明確にして、担当者以外が特定個人情報を取り扱うことがないような仕組みを構築することとなります。


④人的安全管理措置 

 人的安全管理措置とは、もっぱら従業員の監督・教育になります。


⑤物理的安全管理措置 

 物理的安全管理措置とは、特定個人情報等の漏えい・盗難等を防ぐ措置で、担当者以外が特定個人情報を取り扱うことが出来ないような工夫を行うことを指します。

具体的には、壁または間仕切り等の設置、のぞき見出来ない場所等の座席配置の工夫や、鍵つきのキャビネットに書類を保管することなどか考えられます。


⑥技術的安全管理措置 

 技術的安全管理措置とは、担当者を限定するためのアクセス制御を行うことや、ウイルス対策ソフトを導入し、最新の状態にアップデートしておくことなどを指します。

ここで紹介した安全管理措置は、下記のリンクにあるガイドラインで詳しく記載されています。

これらの措置は、すべての企業に求められるものですが、税理士や社会保険労務士等といった外部に業務委託されている企業では、さらに委託先がこれらの安全管理措置を講じているかどうかの管理監督義務が発生したり、必要な契約の締結をおこなったりする必要があります。

以上のようにマイナンバー制度施行で、企業は対応を行わなければなりません。対策をすすめていきましょう。 



参考リンク


◎特定個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱に関するガイドライン」   www.ppc.go/legal/policy   


◎内閣官房「マイナンバー 社会保障・税番号制度」

 www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/  


マイナンバーコールセンター 0570-20-0178